MANAJEMEN PELATIHAN

A.    MANAJEMEN PELATIHAN

Poerwadarminta (1984) memberikan arti kepada “pelatihan” sebagai pelajaran untuk membiasakan atau memperoleh sesuatu kecakapan. Flippo (1961) menegaskan bahwa pelatihan pada dasarnya merupakan suatu usaha pengetahuan dan kecakapan agar karyawan dapat mengerjakan suatu pekerjaan tertentu.

Berdasarkan uraian di atas, pelatihan dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan pendidikan yang dilakukan dengan sengaja, terorganisir dan sistematik di luar sistem persekolahan untuk memberikan dan meningkatkan suatu pengetahuan dan keterampilan tertentu kepada kelompok tenaga kerja tertentu dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang mengutamakan praktek daripada teori, agar mereka memperoleh pengetahuan, sikap dan keterampilan dalam memahami dan melaksanakan suatu pekerjaan tertentu dengan cara yang efisien dan efektif.

Pelatihan dilaksanakan guna mengajarkan sejumlah pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan anggota / kader penggerak suatu organisasi atau untuk peningkatan kemampuan dalam menjalankan aktivitas tertentu. Telah banyak metode pelatihan yang telah dikenal, antara lain program pelatihan di tempat kerja (On the job training), pelatihan di kelas, dan pelatihan vestibule (balai), sejenis pelatihan dengan simulasi menggunakan peralatan dalam laboratory setting. Saat ini telah dikembangkan pula pelatihan di alam terbuka (outdoor) misalnya outbond management training, yaitu metode pelatihan di alam terbuka dengan penekanan pada pengembangan kemampuan di bidang manajemen organisasi dan pengembangan diri (personal development) yang disimulasikan melalui permainan-permainan yang secara langsung bisa dirasakan oleh peserta dengan tujuan untuk meningkatkan motivasi dan kepercayaan diri (personal development), berpikir kreatif (inovasi), rasa kebersamaan, saling percaya (trust) dll.

Menurut Stoner (1996) Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengelolaan program pelatihan tidak jauh berbeda dengan pengelolaan sebuah proyek atau program tertentu. Akan tetapi, seringkali pengelolaan program pelatihan dianggap sebagai suatu yang sederhana hingga banyak dikesampingkan. Hal ini ditengarai dengan "tingkat keseriusan dan komitmen" berbagai pihak. Banyak pihak lebih memperhatikan dan lebih menguntungkan "mengelola proyek fisik" daripada "proyek pengembangan sumberdaya manusia melalui program pelatihan". Di samping itu, tercermin pula dalam "penyediaan atau alokasi dana" yang relatif kecil untuk komponen pelatihan, baik pelatihan bagi staf maupun pelatihan bagi kelompok sasaran.

Sekaitan dengan judul tulisan ini, terdapat dua kata yang dikombinasikan, yakni “manajemen” dan “pelatihan”. Kata manajemen berasal dari bahasa Inggris management, yang dalam bahasa Indonesia disebut “pengelolaan”, sedangkan kata pelatihan merupakan asli bahasa Indonesia, yang dalam bahasa Inggris disebut “training”. Dengan kata lain, judul tulisan ini dapat juga disebutkan sebagai “manajemen training” atau “pengelolaan pelatihan”, yakni proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang berupa kegiatan memahirkan.

Setiap pengelola pelatihan tidak dapat menggantungkan keberhasilan pelatihan dari satu atau dua aspek saja, tetapi harus melihat secara komprehensif  semua faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan pelatihan tersebut. Salah satu aspek yang sangat penting tersebut adalah aspek manajemen, yaitu bagaimana sebuah pelatihan dikelola dan diarahkan pada pencapaian tujuan.

Manajemen pelatihan, dalam konteks yang lebih luas manajemen pelatihan memiliki dimensi tentang bagaimana pengelolaan pelatihan, supaya pelatihan bisa berjalan dengan baik dan berhasil secara efektif dan efisien. Manajemen pelatihan secara konsep bisa diartikan “Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan Pengevaluasian terhadap kegiatan pelatihan dengan memanfaatkan aspek-aspek pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihan secara efektif dan efisien”. Dalam konteks yang lain manajemen pelatihan atau pengelolaan pelatihan identik dengan manajemen proyek atau pada istilah lain sama dengan mengelola proyek. Oleh karena itu daur Managing training dapat digambarkan sebagai berikut :

 

Gambar ini menjelaskan bahwa proses manajemen pelatihan dimulai dengan analisis, yaitu analisis kebutuhan (need analysis) terhadap hal-hal yang akan menjadi objek pelatihan, kemudian dilanjutkan dengan desain program pelatihan, yaitu langkah mendesain program-program pelatihan. Tahapan berikutnya adalah pelaksanaan dan penerapan, yaitu proses pelaksanaan dan Penerapan program-program pelatihan. Kemudian diakhiri dengan evaluasi yaitu tahap untuk memberikan penilaian dan analisa pengembangan. Pada setiap tahapan tersebut akan ada proses umpan balik, yang bertujuan untuk mengontrol efektivitas pelaksanaan dan proses pelatihan.

B.     PENYUSUNAN RENCANA PELATIHAN

Sebagai langkah awal, mengelola program pelatihan adalah penjajagan dan analisis kebutuhan pelatihan, baik kebutuhan pelatihan yang bersifat kelembagaan, kesatuan unit dalam lembaga atau kebutuhan pelatihan yang bersifat individual. Kebutuhan pelatihan ini dapat dikategorikan dalam dua jenis, yaitu kebutuhan yang ada saat ini maupun kebutuhan pelatihan di masa yang akan datang, sebagai akibat adanya berbagai perubahan. Di sisi lain, langkah ini disertai pula dengan identifikasi sumber daya yang dimiliki sehingga memungkinkan permasalahan tersebut dapat dipecahkan.

Mengingat adanya berbagai keterbatasan, baik keterbatasan dana maupun keterbatasan lain, perlu pula ditempuh berbagai langkah untuk menetapkan skala prioritas, dengan menguji "bagian atau unit manakah atau siapa saja dan posisi apa saja" yang perlu diprioritaskan dengan jalan melakukan analisis jabatan atau analisis posisi melalui analisis tugas, uraian tugas, dan analisis spesifikasi tugas, kemudian dilanjutkan dengan analisis terhadap pengetahuan, ketrampilan yang dibutuhkan untuk memenuhi "standar" yang diharapkan dalam uraian tugas yang ada. Berdasarkan hasil analisis ini, langkah berikutnya menetapkan "siapa" atau "calon peserta" yang potensial untuk mengikuti program pelatihan.

Dari rangkaian kegiatan tersebut, secara garis besar sudah dapat teridentifikasi "isi" atau "materi" pelatihan yang diharapkan untuk dapat memenuhi persyaratan berdasarkan dalam "uraian tugas" dan "tujuan lembaga". Kemudian langkah terperinci dan spesifik dapat disusun dalam tahapan-tahapan perencanaan pelatihan.

Dalam mendasain dan merencanakan program pelatihan, hendaknya dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan berbagai pihak terkait, terutama pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih jauh guna "menciptakan situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca pelatihan. Keterlibatan dan komitmen semua pihak, terutama pihak manajemen, akan menjadi kunci keberhasilan program pelatihan. Pepatah mengatakan bahwa "perencanaan yang baik berarti setengah pekerjaan telah terselesaikan". Pada umumnya, perencanaan pelatihan lebih banyak membutuhkan waktu daripada pelaksanaannya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam merencanakan program pelatihan, antara lain: (1) latar belakang kegiatan, (2) tujuan pelatihan; (3) peserta pelatihan; (4) biaya/sumber dana; (5) waktu dan tempat pelatihan, (6) jadwal pelatihan (waktu, materi, dan pemateri); (7) susunan panitia pelaksana; (8) tata tertib; dan (9) narasumber. Dalam pelaksanaannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara pelatihan yang menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator, peserta dan prasarana pendukung lainnya.

Terakhir adalah evaluasi pelatihan dan tindak lanjut. Banyak pelatihan yang dilakukan hanya menyelenggarakannya saja, setelah itu tidak ada tindak lanjutnya. Evaluasi pelatihan dan tindak lanjut sangat penting untuk mengetahui berbagai kekurangan, kelemahan, dan kelebihan, baik penyelenggaraan pelatihan maupun proses yang terjadi (Stufflebeam & Shinkfield, 1985). Dalam melakukan penilaian terdapat kegiatan menentukan nilai suatu program (judgement). Objek evaluasi adalah program yang hasilnya memiliki banyak dimensi, antara lain, kemampuan, kreativitas, sikap, minat, dan keterampilan. Melalui evaluasi dan tindak lanjut, pelatihan dapat diketahui manfaat dan dampaknya.

Penyusunan rencana pelatihan secara hierarkis dapat diuraikan sebagai berikut:

Langkah 1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan

Langkah 2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas

Langkah 3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta Pelatihan

Langkah 4: Rumuskan Tujuan Pelatihan

Langkah 5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus Pelatihan

Langkah 6: Perencanaan Program Pelatihan Langkah

Langkag 7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan (TOR) Langkah

Langkah 8: Pelaksanaan Program Pelatihan Langkah

Langkah 9: Evaluasi Program Pelatihan Langkah

Langkah 10: Tindak Lanjut Pelatihan

Berikut ini penjelasan dari kesepuluh penyusunan rencana pelatihan:

1)      Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan

Langkah pertama dan utama dalam mengelola pelatihan adalah menjajagi dan mengetahui kebutuhan pelatihan serta sejauh mana kebutuhan tersebut perlu dipenuhi. Langkah ini merupakan langkah yang bersifat mutlak dan esensial. Mengingat pentingnya langkah ini, maka dalam melakukannya perlu perhatian dan persiapan yang matang.

Pendekatan identifikasi kebutuhan pelatihan secara sistematis ini mempunyai relevansi yang jelas antara kebutuhan pelatihan dengan kebutuhan atau persyaratan tugas. Tujuan pendekatan pengelolaan program pelatihan ini adalah :

a.       Meningkatnya prestasi kerja (kinerja) melalui perubahan pengetahuan dan keterampilan

b.      Terukurnya biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang akan diperoleh (Cost Benefit Ratio)

c.       Spesifikasi tujuan pelatihan sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan tugas yang ada.

d.      Adanya peningkatan yang dapat diukur di dalam pencapaian tujuan organisasi atau lembaga.

2)      Menguji dan Menganalisis Jabatan dan Tugas

Menguji dan menganalisis jabatan adalah suatu proses mendapatkan informasi (data) tentang suatu jabatan untuk penyusunan standar-standar tertentu. Secara umum, untuk melakukan analisis jabatan dan analisis tugas dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menganalisis Uraian Tugas (Job Description);
2. Mengananalisis spesifikasi tugas ;
3. Menganalisis kualifikasi

Adapun, faktor-faktor yang perlu dipersiapkan antara lain adalah:

a.       Pengetahuan, keterampilan dan sikap

b.      Metoda (proses, mesin/alat, bahan)

c.       Organisasi / prosedur

3)      Klasifikasi dan menentukan peserta pelatihan

Berdasarkan pada tahap tersebut di atas dapat diketahui adanya berbagai klasifikasi peserta sesuai dengan "jabatan dan tugas" yang diemban oleh masing-masing peserta. Banyak hal yang harus dipertimbangkan dalam penentuan peserta. Namun, yang pasti bahwa "makin heterogen/beragam" makin tajam pula sudut pandang yang timbul karena adanya berbagai "posisi" dalam melihat dan mempertimbangkan sesuatu. Disamping itu, penentuan peserta, khususnya dalam hal jumlah, perlu pula mempertimbangkan ketersediaan sumberdaya yang mendukung pelatihan.

 

4)      Merumuskan Tujuan Pelatihan

Pada dasarnya tujuan pelatihan dapat dibedakan dalam tiga kategori pokok domain, yang meliputi: (Bloom, 1971)

a.       Cognitive Domain, adalah tujuan pelatihan yang berkaitan dengan meningkatkan pengetahuan peserta.

b.      Affective Domain, adalah tujuan pelatihan yang berkaitan dengan sikap dan tingkah laku dan,

c.       Psychomotor Domain yaitu tujuan pelatihan yang berkaitan dengan ketrampilan/skill peserta diklat.

Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun dan merumuskan tujuan pelatihan, yaitu:

a.        Jenis Tujuan Pelatihan, yaitu hendaknya jenis tujuan pelatihan harus mencakup Pengetahuan (P), Sikap (S) dan Ketrampilan (K) dan hasil yang diharapkan merupakan perubahan tingkah laku yang dapat diobservasi/diamati.

b.       Kedalaman Tujuan Pelatihan, Semakin dalam tujuan pelatihan semakin rumit untuk mencapainya, sehingga akan mempengaruhi materi maupun metoda pelatihan yang harus diberikan.

c.        Sumber Daya yang tersedia, dalam merumuskan tujuan pelatihan hendaknya juga mempertimbangkan sumberdaya yang tersedia.

d.       Waktu, faktor waktu sangat menentukan dalam merumuskan tujuan pelatihan

e.        Peserta Pelatihan; faktor peserta juga sangat berpengaruh di dalam merumuskan tujuan pelatihan baik dilihat dari latar belakang, pengalaman, usia, pendidikan dan lain sebagainya. Dalam Pendidikan Orang Dewasa (Andragogi), rancangan belajar tidak ditekankan pada isi, namun lebih pada proses yang menyertainya.

f.         Metoda dan Media; dalam menyusun materi pelatihan hendaknya juga mempertimbangkan kesesuaian metoda dan media yang ada.

g.        Ketersediaan Pelatih; adakah pelatih yang mempunyai kualifikasi sebagaimana yang dikehendaki dalam pencapaian tujuan yang diharapkan.

h.       Evaluasi Pelatihan; faktor yang ikut mempengaruhi perumusan tujuan adalah kompleksitas penyelenggaraan evaluasi baik dari sisi isi evaluasi maupun proses yang harus ditempuh.

 

5)      Rancangan Program Pelatihan (Rancangan Kurikulum & Silabus)

Langkah-langkah penting di dalam menyusun Rancangan Kurikulum & Silabus adalah sebagai berikut di bawah ini.

1. Menentukan & Memprioritaskan Isi/Muatan Materi Pelatihan

Pada dasarnya, bilamana penjajagan atau identifikasi kebutuhan pelatihan dilakukan dengan baik dan benar serta perumusan tujuan pelatihan dan tingkat kedalamannya disusun dan dirumuskan dengan baik, maka sebenarnya sudah dapat teridentifikasi apa isi materi pelatihan yang diharapkan.

2. Membangun Hubungan Logis dan Urutannya

Pada dasarnya dalam membangun hubungan logis dan urutannya; dapat ditempuh dalam dua tahap, yaitu :

·         Hubungan logis dan urutannya berdasarkan antar bidang topik/isi

·         Hubungan logis dan urutannya berdasarkan pada satu bidang topik/isi yang dipecah menjadi sub topik yang lebih rinci

3. Menentukan Metoda & Media Pelatihan

Sesuai dengan prinsip pendidikan orang dewasa yang menghendaki adanya keterlibatan aktif peserta pelatihan, maka di dalam menentukan metoda pelatihan, hal yang paling mendasar untuk diperhatikan adalah "adanya keterlibatan maksimal" peserta pelatihan

4. Menentukan Kebutuhan Waktu

Biasanya, dalam menentukan perkiraan kebutuhan waktu didasarkan pada "skala prioritas". Artinya bahwa "topik utama" yang menjadi prioritas akan mendapatkan alokasi waktu yang cukup panjang, sedangkan "topik yang lain" memperoleh alokasi waktu yang relatif pendek.

6)      Rencana Program Pelatihan

Uraian berikut ini merupakan uraian rinci perencanaan penyelenggaraan pelatihan sehingga "kurikulum pelatihan" sebagaimana telah diuraikan di atas dapat tercapai. Secara rinci perencanaan penyelenggaraan pelatihan harus menentukan hal-hal sebagai berikut :

1. Siapa peserta pelatihan dan berapa jumlahnya,
2. siapa fasilitator/pelatih,
3. dimana tempat pelatihan akan dilaksanakan,
4. waktu penyelenggaraan,
5. kelengkapan pendukung,
6. kebutuhan biaya dan menetapkan sumber dana,
7. bahan pelatihan,
8. tempat penyelenggaraan,
9. konsumsi,
10. akomodasi,
11. transportasi,
12. dokumentasi,
13. sekretariat,

7)      Menyusun dan Mengembangkan Kerangka Acuan (TOR)

Langkah penting selanjutnya adalah menyusun dan mengembangkan suatu kerangka Acuan Pelatihan atau Terms of Reference (TOR). Pada umumnya garis besar isi Kerangka Acuan Pelatihan (TOR) ini meliputi pokok pokok sebagai berikut:

a.        Latar Belakang/Pendahuluan (Mengapa);

b.        Tujuan Pelatihan (Untuk Apa);

c.         Pokok Bahasan/Materi Pelatihan (Apa);

d.        Pendekatan dan Metodologi Pelatihan (Bagaimana);

e.        Peserta Pelatihan dan Fasilitator (Siapa);

f.          Waktu dan Tempat Pelatihan (Kapan dan Dimana);

g.        Sumber dana dan Pembiayaan (Berapa);

8)      Pelaksanaan Program Pelatihan

Secara garis besar, dalam penyelenggaraan pelatihan ada dua hal penting yang perlu dilakukan oleh "Panitia Penyelenggara", yaitu Tahap Persiapan dan Tahap Pelaksanaan Pelatihan.

a.      Tahap Persiapan

Persiapan operasional ini antara lain meliputi:

1.       Pemberitahuan/Undangan kepada peserta;

2.      Pemberitahuan/Undangan kepada Fasilitator/Nara Sumber;

3.      Menetapkan tempat penyelenggaraan dan fasilitas yang tersedia

4.      Mempersiapkan Kelengkapan Bahan Pelatihan.

5.      Mempersiapkan Konsumsi;

 b.      Tahap Pelaksanaan Pelatihan

Secara umum, alur pokok yang ditempuh dalam pelaksanaan pelatihan adalah sebagai berikut di bawah ini:

1. Pembukaan Pelatihan;

2. Pencairan Suasana.

3. Pembahasan Materi Pelatihan;

4. Rangkuman, Evaluasi dan Tindak Lanjut pelatihan

9)      Evaluasi Program Pelatihan

Evaluasi pelatihan dilakukan dengan tujuan:

a.        Menemukan bagian-bagian mana saja dari suatu pelatihan yang berhasil mencapai tujuan, serta bagian-bagian yang tidak mencapai tujuan atau kurang berhasil sehingga dapat dibuat langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.

b.        Memberi kesempatan kepada peserta untuk menyumbangkan pemikiran dan saran saran serta penilaian terhadap efektifitas program pelatihan yang dilaksanakan.

c.         Mengetahui sejauh mana dampak kegiatan pelatihan terutama yang berkaitan dengan terjadinya perilaku di kemudian hari.

d.        Identifikasi kebutuhan pelatihan untuk merancang dan merencanakan kegiatan pelatihan selanjutnya.  Atas dasar ini, maka kegiatan evaluasi pelatihan dapat berupa :

·         Evaluasi Proses Pelatihan

Evaluasi proses adalah evaluasi yang dilakukan terhadap langkah-langkah kegiatan selama proses pelatihan berlangsung. Evaluasi proses dilakukan dengan mengungkapkan pendapat seluruh peserta tentang Fasilitator, Peserta, Materi/Isi, dan proses pelatihan.  Pada umumnya evaluasi proses pelatihan dapat dilakukan dengan beberapa model atau cara, yaitu : Evaluasi harian, Evaluasi mingguan dan Evaluasi akhir

·         Evaluasi Hasil Pelatihan

Evaluasi hasil pelatihan berguna untuk mengetahui dan mengukur akibat-akibat yang ditimbulkan oleh suatu tindakan pelatihan.

10)   Tindak Lanjut Pelatihan

Rencana Tindak Lanjut pelatihan adalah setiap upaya atau kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan setelah kegiatan pelatihan selesai. Rencana Tindak Lanjut hendaknya dibuat secara spesifik dan realistis sesuai dengan tanggung jawabnya. Dalam menyusun Rencana Tindak Lanjut, pada umumnya akan mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. "Apa", yaitu menyangkut jenis kegiatan yang dapat dilakukan di dalam kegiatan sehari-hari di tempat kerjanya.
2. "Bagaimana", yaitu cara atau langkah-langkah yang harus ditempuh sehingga apa dapat terlaksana dengan baik dan benar.
3. "Siapa", yaitu menyebutkan pihak terkait (stakeholder) siapa saja yang harus dan perlu dilibatkan dalam melakukan kegiatan tindak lanjut. masyarakat, staf yang lain atau pimpinan lembaga.
4. "Kapan", yaitu menjelaskan dan menguraikan tentang batasan waktu kapan akan dimulai dan kapan akan berakhir.
5. "Dimana", yaitu menyebutkan dimana kegiatan tersebut akan dilakukan. Apakah akan dilakukan di lapangan dengan guru dan perangkat sekolah lainnya ataukah akan dilakukan di tempat kerjanya atau di unit kerjanya sendiri, di unit yang lain atau akan diterapkan di luar lembaga lain yang terlibat di dalamnya.

Berdasarkan Rencana Tindak Lanjut sebagaimana diuraikan tersebut di atas, maka akan dengan mudah pihak yang bertanggung jawab terhadap program pelatihan untuk mengetahui keluaran dan hasil serta dampak pelatihan.

Dengan demikian jelas bahwa tanggung jawab dampak pelatihan tidak hanya ada di pundak fasilitator atau penyelenggara pelatihan. Yang paling penting adalah komitmen dan dukungan dari semua pihak, khususnya pimpinan lembaga atau instansi sehingga "pengetahuan dan ketrampilan" yang di dapat selama pelatihan bisa diterapkan sesuai dengan situasi dan kondisi setempat.

Agar supaya hasil pelatihan mempunyai dampak yang signifikan, maka peluang yang kondusif untuk mempraktekkannya dalam pekerjaan sehari-hari perlu diciptakan. Karena seringkali ditemukan banyak peserta pelatihan tidak bisa mempraktekkannya karena sistem lain yang kurang mendukung. Untuk itu maka proses perlu dilakukan secara terus menerus guna melakukan perbaikan secara bertahap dan berkesinambungan.